Vanaf aangiftejaar 2025 gaat de Belastingdienst nog scherper controleren of kosten die binnen de onderneming worden geboekt, daadwerkelijk zakelijk zijn. Vooral bij eenmanszaken, vof’s en bv’s met één aandeelhouder (dga) blijken privékosten regelmatig als zakelijke kosten te worden verwerkt. Dat leidt volgens de Belastingdienst steeds vaker tot correcties en naheffingen. Al meerdere jaren is dit een speerpunt van de Belastingdienst, maar nu heeft de Belastingdienst er een landelijke controleactie van gemaakt.
Waarom is dit belangrijk voor u?
Kosten zijn alleen aftrekbaar als ze in het belang zijn van de onderneming. Als de Belastingdienst vindt dat een kostenpost eigenlijk privé is, kan dit fiscaal nadelige gevolgen hebben, zoals:
- het niet kunnen aftrekken van de kosten van de winst;
- het niet kunnen aftrekken van btw;
- een belaste loon- of dividendcorrectie richting de dga;
- belastingrente of boetes.
Vanzelfsprekend zijn de gevolgen afhankelijk van het concrete geval. Deze kunnen bovendien per belasting verschillend uitwerken. Wij kunnen u helpen met het in kaart brengen hiervan.
Welke kosten leveren het vaakst discussie op?
In de praktijk zien wij onder andere discussie ontstaan over de volgende kostenposten:
- sportabonnementen (bijv. golf);
- reis- en verblijfkosten;
- gezondheidschecks, zoals bodyscans;
- thuiswerkkosten;
- diners en representatie;
- evenementen en business seats;
- advies- en aangiftekosten met een privé-element.
Bij kosten die zowel een zakelijk als privékarakter kunnen hebben, is het belangrijk om goed vast te leggen waarom ze zakelijk zijn. Ontbreekt die onderbouwing, dan moeten kosten meestal als privékosten worden aangemerkt en verwerkt.
Ook zijn er kosten die bij voorbaat al geheel of gedeeltelijk in aftrek worden geweigerd, ongeacht het mogelijk zakelijke karakter. Dit betreft onder andere:
- niet-aftrekbaar:
- boetes;
- representatieve vaartuigen;
- gevechtshonden;
- wapens;
- gedeeltelijk aftrekbaar mits zakelijk (naar keuze per jaar: drempel van
€ 5.700, daarboven 100% aftrek of aftrek tegen 80% (inkomstenbelasting) of 73,5% (vennootschapsbelasting)):- voedsel;
- representatiekosten;
- congressen, studiereizen e.d.;
Vervolgens dient – net als bij andere kosten – altijd nog beoordeeld te worden of sprake is van voldoende zakelijk karakter. Zo niet, dan zijn deze kosten alsnog niet aftrekbaar ondanks de wettelijke aftrekmogelijkheid.
De btw-aftrek kent overigens weer eigen regels die in sommige gevallen afwijken. De btw op voedsel of relatiegeschenken is overigens (doorgaans) niet aftrekbaar.
Wat kunt u doen om problemen te voorkomen?
Wij adviseren om kritisch te kijken naar kosten die u binnen uw onderneming of bv boekt, zeker als deze mogelijk niet direct zakelijk lijken vanwege de aanwezigheid van een privé-element, een gemengd karakter of waar het persoonlijke karakter zelfs overheerst. Denk bijvoorbeeld aan:
- het tijdig beoordelen van facturen;
- het vastleggen van zakelijke aanleiding (bijv. met wie er is gedineerd, welke zakenpartners mee naar het evenement gingen of wat was het doel van een reis?);
- het vroeg signaleren en bespreken van kosten die mogelijk privé zijn (intern en met uw adviseur);
- het tijdig en correct verwerken van kosten met een privé-element. Dit betekent:
- waar mogelijk deze kosten direct via de rekening‑courant boeken en de btw niet in aftrek brengen.
- wanneer dit niet meer mogelijk is, dienen de uitgaven – afhankelijk van de situatie – als belast loon of als (verkapt) dividend te worden verwerkt en moet een eventuele btw‑suppletie worden ingediend.
Door dit al tijdens het boeken van de administratie of het aanleveren van de stukken voor de jaarcijfers te doen, kunnen discussies met de Belastingdienst achteraf worden voorkomen. Vanzelfsprekend kunnen wij u hierbij adviseren en fungeren als sparringpartner.
Tot slot
De extra aandacht van de Belastingdienst maakt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met twijfelachtige kostenposten. Heeft u vragen over bepaalde kosten of twijfelt u over de juiste verwerking? Neem dan tijdig contact met ons op via uw relatiebeheerder of via ons algemene telefoonnummer (040 2 504 504). Wij denken graag met u mee.